POLITICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES POR PARTE DE STILOTEX S.A.S

Con el fin de dar cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en la ley 1581 del año 2012 y en la ley 1266 de 2008, con el objeto de proteger el derecho fundamental que tienen nuestros clientes, proveedores, empleados y socios a que se respete y proteja la información personal que nos suministran, STILOTEX S.A.S se ve abocado a la estructuración e implementación de una política para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, rectificación, supresión y demás actividades que constituyan tratamiento de información y datos personales.
Nuestra política se desarrollará de conformidad con los principios de legalidad, confidencialidad, veracidad, transparencia, seguridad y acceso y circulación restringida por lo que todas las personas que en algún momento, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, informativas, entre otras, nos hayan suministrado datos personales o cualquier tipo de información personal, podrán conocer, actualizar y ratificar la información que STILOTEX S.A.S haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. La información se entrega o registra de manera libre y voluntaria y será STILOTEX S.A.S la responsable del tratamiento de dicha información.

1. FINALIDAD DE LA PRESENTE LEY:

Basándose en los principios antes referidos, STILOTEX S.A.S llevara a cabo el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el titular, la ley o las entidades públicas, para cumplir en especial las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y de STILOTEX.

El tratamiento de los datos personales, se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal. 

STILOTEX S.A.S. también podrá tratar los datos personales, entre otros, para los siguientes fines:

• Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.
• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con STILOTEX S.A.S respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por esta que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negociar subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
• Realizar actividades de mercadeo, ventas y promocionales, telemarketing (mercadeo telefónico), servicio al cliente, actividades de activación de marca, premios y promociones, directamente o a través de terceros derivados de alianzas comerciales o de cualquier vínculo.
• Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de STILTOEX S.A.S.
• Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de STILOTEX S.A.S o a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.
• Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de STILOTEX S.A.S mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior STILOTEX S.A.S. utilizará los datos personales para los siguientes fines: (1) Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (2) Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (3) Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales. Estas finalidades aplicarán para los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de STILOTEX S.A.S mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual.
 
Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares de datos. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.
• Para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de STILOTEX S.A.S y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de STILOTEX S.A.S, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de STILOTEX S.A.S y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
• Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
• Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.

2. DEFINICIONES:

Para la implementación de nuestra política y siguiendo la normatividad legal vigente en la materia, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que o sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros público, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Personal natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES:

Conforme a la normatividad legal vigente, el titular de la información tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del tratamiento o Encargados del Tratamiento de los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento. Pese a lo anterior, la autorización no será necesaria cuando: La información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley de habeas data (ley 1258 de 2012).
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

4. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

STILOTEX S.A.S protege de manera especial los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, razón por la cual queda prohibido el Tratamiento de sus datos personales, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla los siguientes requisitos: a) Que responda y respete el interés superiores de los niños, niñas y adolescentes y b.) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que se verá valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento delos datos personales de los menores de edad cumplan con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.

• Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

5. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DE LOS DATOS:

Previo a la recolección de la información o datos personales, STILOTEX S.A.S., realizará la solicitud respectiva de autorización al titular de la información, para recolectar y tratar los datos personales, dando a conocer la finalidad para la cual se solicitan, utilizando para esto; medios escritos tales como formularios de recolección de datos o a través del portal web www.stilotex.com que permitan la conservación de la prueba de autorización.

6. AREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO:

STILOTEX S.A.S considera que el trámite para atender las peticiones, quejas y reclamos sobre la información consignada en nuestras bases de datos serán: Gerencia administrativa, recursos humanos, cartera y jurídico. El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o quiera presentar una queja o reclamo, lo podrá hacer de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., al correo electrónico www.stilotex.com, así como también lo podrá hacer vía telefónica en el 4926700 Bogotá, Cundinamarca, o radicarlo en la dirección Carrera. 106 No.15 – 25, mz 5 interior 13 y 14 de la Zona Franca de Bogotá. La petición, queja o reclamo se puede formular ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación y los documentos o pruebas que sirvan de soporte de los hechos. Si el reclamo está incompleto STILOTEX S.A.S., requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del documento para que lo complete. Si transcurren dos meses desde la fecha de requerimiento sin que se complete la información, se entiende que ha desistido. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una frase que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, la cual deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto. El término máximo para atender una reclamación es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Procedimiento Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. La consulta se formulará por vía email al correo stilotex@stilotex.com y ésta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cincos (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

Todos los funcionarios de la compañía están comprometidos con la confidencialidad y seguridad para una manipulación adecuada de la información que recolectamos y almacenamos, razón por la cual en cumplimiento de los presupuestos legales sobre el tema, STILOTEX S.A.S., está comprometido a desarrollar y aplicar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos. Pese a lo anterior, la transferencia de información a través de internet no es 100% segura ni se puede garantizar completamente su confidencialidad, por lo tanto el cliente, proveedor, empleado, contratista, subcontratista y/o usuario asume el riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidad del usuario disponer de todos los programas y medidas de seguridad en sus equipos o redes de navegación, pues no somos responsables de la información que se conozca por factores atribuibles al titular de la información, como por ejemplo, un virus.

8. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR DE LOS DATOS:

STILOTEX S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento del mismo, para lo cual se dispondrá de diferentes medios, entre los cuales está el documento físico, electrónico, sitios web o cualquier formato que permita la obtención del consentimiento mediante la manifestación de la voluntad inequívoca del titular, sus causahabientes y/o representante legal quienes deberán acreditar tal calidad. La autorización del titular para el tratamiento de datos personales será solicitada por STILOTEX S.A.S., previamente al tratamiento. La empresa conservará la prueba de autorización otorgada por el titular, para la cual dispondrá de archivos físicos y magnéticos los cuales se registrará la forma y fecha en la que se obtuvo.

9. ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

La presente política de tratamiento de la información rige a partir del día 01 del mes de diciembre del año 2016 y se mantendrán vigentes mientras sea necesario para las finalidades establecidas por la ley y descritas en el documento de autorización para el tratamiento de datos personales